Enseignement supérieur - Checklist pour une demande de dérogation

L’étudiant "non-finançable" qui souhaite se réinscrire doit rédiger une lettre de dérogation. Que contient cette lettre ? Quel.s argument.s faut-il invoquer ? Infor Jeunes Bruxelles vous propose quelques conseils afin d’améliorer vos chances de vous réinscrire.

Lorsque l’étudiant.e n’est plus finançable (vous pouvez vérifier si votre finançabilité a correctement été examinée en consultant ce lien), l’établissement d’enseignement supérieur a le droit de refuser la demande de réinscription.En pratique, il la refuse toujours mais l’étudiant.e a la possibilité de contester cette décision en constituant un dossier de demande de dérogation.

1. Que doit contenir ce dossier ?

Le règlement général des études de l’année académique concernant l’année académique où tu souhaites t’inscrire doit prévoir une procédure de recours interne (Art. 96, § 2 du décret de la Communauté française du 7 novembre 2013 définissant le paysage de l’enseignement supérieur et l’organisation académique des études). Ce règlement est (à l’exception d’un seul établissement) disponible sur le site de l’établissement concerné et il prévoit :

  • Le.s critère.s dont il est contenu compte pour apprécier la demande de dérogation (circonstances exceptionnelles, cas de force majeure, etc.) Des exemples de circonstances exceptionnelles sont généralement fournis (Exemple : la Faculté de médecine de l’Université catholique de Louvain-la-neuve énumère les circonstances exceptionnelles prises en compte) ;
  • Le.s document.s qui doivent figurer dans le dossier de demande de dérogation (que ces documents concernent la justification de ces circonstances exceptionnelles : certificat médical, acte de décès, copie de contrats de travail et/ou de fiches de paie, etc., leur.s traduction.s éventuelle.s ou d’autres documents : relevé.s académique.s des années précédentes, curriculum vitae, justificatifs des activités extra-académiques lors des années académiques précédentes en cas d’absence d’inscription) ;
  • Les délais endéans lequel la demande doit être introduite ;
  • L’organe à qui il faut adresser la demande (Directeur.rice de catégorie, Collège de direction, Service des inscriptions, ect.),
  • La manière de transmettre ce recours. Si rien n’est précisé dans le règlement général des études quant à la manière d’envoyer le recours, il faut l’envoyer par courrier recommandé ou le déposer contre accusé de réception (c’est-à-dire l’apposition d’une signature et d’une date de réception, idéalement sur un des deux exemplaires du recours, par le secrétaire du jury, le secrétariat ou toute personne représentant légitimement et valablement l’établissement d’enseignement supérieur) ;
  • Certaines modalités particulières (Exemple : une longueur maximale pour l’Université Saint-Louis ou l’Université Libre de Bruxelles, une mention sur l’enveloppe contenant la demande pour la Haute Ecole Léonard de Vinci, etc.).

Le non-respect de ces conditions peut parfois entraîner l’irrecevabilité de la demande.

2. Que doit contenir la lettre de dérogation ?

  • Le contenu de ce recours doit être bref. Deux pages constituent généralement un maximum absolu. Idéalement, la longueur doit être d’une page (et demie). Dans certains cas, la longueur est imposée (voir point précédent).
  • Le contenu de ce recours doit rencontrer les critères exigés par le règlement général des études. Ainsi, si ce règlement exige de justifier de circonstances exceptionnelles, il est inutile de se concentrer sur sa motivation ou la raison pour laquelle ces études doivent être entreprises ;
  • Le contenu doit être clair et structuré. C’est généralement là qui réside la difficulté principale. Cela signifie qu’il faut : une phrase introductive (I), une première partie qui expose les circonstances pour lesquelles l’étudiant.e est désormais considéré.e comme "non-finançable" et le lien causal direct entre ces circonstances et cette situation de "non-finançabilité" (autrement dit en quoi ces circonstances ont causé les échecs) (II), une deuxième partie qui expose en quoi ces circonstances exceptionnelles sont désormais révolues (III) et une phase de conclusion qui peut s’attarder sur des aspects académiques ou plus généraux IV : l’étudiant.e réussit-il suffisamment de cours par année ? Présente-t-il des gages de réussite suffisants si une dérogation devait lui être accordée pour l’année académique suivante ou demandera-t-il/elle à nouveau une dérogation ? Dispose-t-il/elle de compétences particulières (connaissances de langues supplémentaires,activités extra-académiques en lien avec les études poursuivies) qui laissent à penser qu’il/elle réussira mieux les études vers lesquelles il/elle se réoriente ? Combien de crédits doivent-ils encore être acquis pour obtenir le grade de bachelier ou de master ? Quelle est la cohérence du parcours académique ? L’étudiant.e est-il/elle absent.e à ses examens ? Pourquoi souhaite-t-il poursuivre ces études (alors qu’il/elle pourrait redevenir "finançable" en se réorientant) ? La demande est ponctuée par une formule de politesse adéquate. (V)

Généralement, les circonstances exceptionnelles permettant de justifier cette situation de "non-finançabilité" sont d’ordre médicales (I) : maladie (grave) à un moment proche de la session d’évaluation concernant une personne proche ou soi-même, décès d’une personne proche de la famille (parents, grands-parents, frères et/ou sœurs ; si la personne est plus éloignée dans l’arbre généalogique, il serait utile d’exposer les liens affectifs particuliers avec cette personne et justifiant en quoi ce décès vous a affecté)

et/ou socio-économiques (II) : activités professionnelles et motifs pour lesquels cette activité professionnelle était nécessaire, difficultés familiales, déménagement,...

Généralement, les motifs liés à une dépression ou une rupture sentimentale sont, quand bien même ils auraient été extrêmement handicapants, moins facilement admis.

  • Les idées doivent être organisées en paragraphes et suivre une construction logique. Il est important de préalablement mettre en place une structure en déterminant les arguments que l’on souhaite présenter et non de rédiger sa demande d’une traite et de manière littéraire. Votre interlocuteur/rice reçoit des dizaines (voire des centaines de demandes) : soyez clair.e.s et logiques.
  • Il est important de ne pas faire de fautes d’orthographes, de recourir à la ponctuation et à des connecteurs logiques (gradation : tout d’abord, ensuite ; opposition : cependant, toutefois, néanmoins) ;
  • Un interligne de 1,5 et un texte "justifié" améliore la lisibilité et la présentation de la demande ;
  • Il est impératif de signer la demande de dérogation ;

3. Quelques questions particulières récurrentes

-* J’aimerais obtenir gratuitement vos affiches "finançabilité". Comment faire ?

Vous êtes un.e enseignant.e, un.e membre du service social étudiant.e, un cercle étudiant.e, un conseil étudiant.e ou un.e étudiant.e désireux.se de contribuer à diffuser des informations fiables ? Nos affiches "finançabilité" au format A1 sont disponibles gratuitement et sur simple demande par courrier électronique à l’adresse karim.jguirim@inforjeunesbruxelles.be

-* Dois-je impérativement joindre des justificatifs ?

Il faut se référer à ce que prévoit le règlement général des études. En pratique, cela n’est pas toujours exigé. Toutefois, si vous êtes libre de le joindre ou non, votre interlocut.eur.rice est également libre de ne pas accorder cette autorisation. Ici encore, il s’agira de convaincre et cet exercice sera facilité par ces justificatifs.

-* Est-ce que je sera entendu.e ?

La procédure est généralement écrite. Il est vrai que la Commission de recours de la Haute Ecole Francisco Ferrer, que M. le vice-Recteur aux affaires étudiants et à la politique sociale et l’Université Libre de Bruxelles et que l’apparitorat de l’Université de Liège entendent les étudiant.e.s mais ces procédures sont plutôt exceptionnelles.

-* Est-ce que je peux préciser que je me tiens à leur disposition pour compléter mon dossier s’ils ont d’autres questions ?

Oui mais, en pratique, cette invitation n ’est jamais rencontrée. A nouveau, les organes chargés de traiter votre demande sont surchargés et la demande est très souvent examinée sur base des pièces déposées. Parfois même, le règlement général des études prévoit que le dossier doit être complet au moment du dépôt du dossier.

-* Ma demande a été refusée, que puis-je faire ?

Un appel auprès d’un autre organe de l’établissement d’enseignement supérieur est parfois possible. A défaut, il est toujours possible de contester la décision auprès de la CEPERI.

D’autres questions ? Contacte-nous ! Nos informateurs ainsi qu’un service spécifique expérimenté et spécialisé en droit de l’enseignement supérieur se tiennent à ta disposition.